Déjà utilisée par de nombreuses entreprises, la signature électronique connaît un regain d’intérêt durant le confinement. Zoom sur cette solution.

Avec le confinement, les entreprises utilisent de plus en plus la signature électronique. Qu'est-ce que c’est et à quoi sert-elle ? Cet article vous répond.

 

Confinement : Regain d’intérêt pour la signature électronique

Avec la crise sanitaire liée au coronavirus, de nombreux pays comme la France ont opté pour le confinement. Toutefois, même si le but de cette mesure est de protéger la population et stopper ainsi la propagation du COVID-19, elle n’est néanmoins pas sans conséquences sur l’activité des entreprises.

Pour pallier ces difficultés, ces dernières se tournent vers différentes alternatives afin de poursuivre leurs activités, telles que le télétravail, la visio-conférence ou encore la signature électronique.

Cette dernière particulièrement, a le vent en poupe en raison de la possibilité qu’elle offre de signer et d’authentifier des documents à distance.

 

 

 

 

La signature électronique : Qu’est-ce que c’est ?

Il s’agit d’un mécanisme dont le but est d’assurer l’intégrité d’un document électronique signé tout en authentifiant également l’auteur.

La signature électronique est incontestable et infalsifiable, ne pouvant faire l’objet, ni d’une annulation, ni d’une reproduction sur un autre document.

En outre, depuis l’adoption de la directive 1999/93/CE sur les signatures électroniques, elle jouit d’une reconnaissance officielle dans tous les pays de l’Union Européenne.

 

Comment ça marche ?

En période de confinement, il est recommandé de privilégier les fournisseurs de solutions certifiées qui proposent des e-signatures via des applications SaaS. Pour en bénéficier, l’entreprise doit juste valider son abonnement pour que la solution soit immédiatement déployée.

Par la suite, les utilisateurs autorisés pourront ouvrir des comptes dans l’application et être en mesure de signer électroniquement des documents.

A cet effet, il faudra que l’utilisateur charge le document concerné dans l’application, sélectionne les différents signataires, puis l’envoie à ces derniers.

De leur côté, les signataires recevront un courrier électronique contenant le lien vers le document à signer et des codes OTP par téléphone. Chacun d’eux devra lire le document, puis utiliser le code OTP pour valider son identité, puis apposer enfin sa signature électronique.

 

Avantages de la signature électronique

Une solution sûre et sécurisée

L’autre avantage de la signature électronique, c’est sa valeur juridique, à la différence des scans de signatures manuscrites. Son fonctionnement répond aux normes éditées dans le règlement européen eIDAS de juillet 2014. Pour être reconnue au plan juridique, elle doit donc obligatoirement être réalisée par une solution certifiée eIDAS que fournissent des acteurs comme Universign.

Fournisseur de services de signature électronique, ce prestataire garantit à ses clients des transactions numériques entièrement sécurisées et conformes aux normes en vigueur. Les services de confiance d’Universign comprennent également le cachet électronique et l’horodatage.

 

Un gain de temps considérable

La signature électronique permet non seulement de supprimer les déplacements entre bureaux avec un contrat papier (et par ricochet les délais), mais aussi de réduire les coûts de fonctionnement, notamment les frais d’impression, de photocopie, etc.

En temps normal, la signature électronique permet de conclure des ventes ou de souscrire des offres en ligne à tout moment de la journée, même en dehors des heures ouvrées. Durant le confinement, elle permettra particulièrement de traiter les dossiers à distance.

 

Un bon suivi des dossiers en période de confinement

Confinement oblige, tous les moyens permettant de limiter les interactions physiques sont bons à prendre. Et grâce à la signature électronique, les responsables concernés peuvent suivre l’état d’avancement de leurs dossiers, tant dans leurs rapports avec les clients et fournisseurs, qu’au sein-même de leurs équipes de collaborateurs.

Le certificat numérique de la signature électronique permet en outre de tracer toutes les actions réalisées sur le document original (correction, modification, etc.).

 

La signature électronique, pour quels usages ?

Le principal avantage de la signature électronique réside dans son vaste champ d’application. En effet, il est possible de l’implémenter dans tous les domaines d’activités, que ce soit en banque, dans l’immobilier, les assurances et bien d’autres.

Ceci étant, l’utilité de la signature électronique en cette période de confinement est de mise pour des documents tels que :

• Les contrats commerciaux ;
• Les documents comptables ;
• Les contrats d’assurance ;
• Les bons de commande, devis, factures et reçus de paiements ;
• Les documents administratifs, etc.