291 Millions D'euros Levés Par Les Startups Françaises - Semaine 15 - 2024
Gestion de projet : un enjeu majeur pour les start-ups
La gestion de projet consiste à organiser toutes les étapes nécessaires au déroulement d’un projet, pour améliorer l’organisation de l’entreprise, qu’elle soit une start-up ou une scale-up. Elle regroupe l’ensemble des méthodes de gestion de projet et des outils qui vont permettre au chef d’équipe et à ses collaborateurs de mener à bien toutes les tâches, de la phase initiale à la phase finale du projet. En règle générale, c’est le chef de projet qui a la responsabilité de la gestion des tâches d'équipe, de la planification, et de l’exécution des opérations nécessaires. Il doit définir toutes les étapes et établir des objectifs stratégiques, mais aussi savoir gérer les ressources matérielles et humaines ainsi que les coûts et délais. Le succès d’un projet dépend beaucoup de la capacité à respecter les délais établis, une bonne gestion de projet requiert donc une organisation des tâches optimale. Les projets peuvent souvent être divisés en plusieurs parties, qui peuvent être réalisées selon un ordre de priorité, pour être plus simples à superviser et à exécuter.
Pourquoi mettre en place une gestion de projet ?
Le but premier du management de projet est de gagner en efficacité et d’améliorer la productivité. En optimisant la gestion des tâches d'équipe, les objectifs sont atteints plus rapidement. Faciliter le travail d’équipe permet aussi aux collaborateurs de travailler dans de meilleures conditions, ce qui impacte favorablement leur motivation. Une bonne méthodologie de projet permet d’avoir une vision globale, afin de pouvoir mieux suivre le déroulement, et ainsi avoir toutes les informations nécessaires pour prendre les meilleures décisions stratégiques, optimiser les coûts, et augmenter la qualité. La gestion de projet permet de simplifier la communication entre tous les collaborateurs de l’entreprise. Il existe des méthodologies bien connues comme la méthode Scrum ou Agile par exemple. Les start-ups qui présentent les meilleurs taux de croissance sont celles qui sont capable de sortir rapidement des produits ou fonctionnalités. Le management de projet sera donc déterminant pour le succès d’une jeune entreprise.
Les enjeux de la gestion de projet
Pour maîtriser au mieux un management de projet et prendre les meilleures décisions, il convient de prendre en compte les enjeux de toutes les parties prenantes, et de se les approprier. Pour l’entreprise, l’enjeu prioritaire est de générer un bénéfice suite à la concrétisation du projet. L’autre enjeu est de parvenir à répondre à une demande et d’obtenir la satisfaction du client afin de le fidéliser. Pour l’équipe chargée du projet, l’enjeu est de mener le projet à la réussite pour mettre en avant son savoir-faire. Le chef de projet doit s’assurer que les compétences de tous les
membres de l’équipe soient utilisées de la meilleure manière possible, et veiller à ce qu’ils aient à leur disposition tous les outils et le matériel nécessaire. Pour le client, l’enjeu est d’obtenir au terme du projet un livrable conforme, qui lui permettra d’atteindre ses objectifs.
Les étapes de la gestion de projet
L’initiation du projet
Au cours de cette étape initiale, l’équipe doit étudier les fondements du projet. Il faut évaluer si le projet est en accord avec les objectifs de l’entreprise, si l’équipe sera bien en mesure de le mener au succès, et bien sûr déterminer si un bénéfice peut en être tiré. Si tous les voyants sont au vert, il faut alors commencer à définir les objectifs, étudier les contraintes, et éventuellement réaliser une étude de faisabilité.
La planification
Durant cette étape, un plan de projet est réalisé pour établir notamment les objectifs, les coûts, et les délais. Toutes les étapes nécessaires sont planifiées en détail chronologiquement. Le plan de projet doit être équilibré, et être approuvé par toutes les parties prenantes, afin d’éviter que des malentendus puissent apparaître lors de la suite du déroulement du projet.
L’exécution du projet
Lorsque le plan est bien établi, il est temps de l’exécuter. Des réunions d’équipe permettent d’informer tous les collaborateurs des tâches à entreprendre et des détails du projet. Les ressources doivent être utilisées de manière optimale, et la feuille de route établie lors de la planification doit être suivie avec rigueur. Le but de cette étape est de parvenir à produire des livrables conformes.
Le contrôle
Cette étape intervient tout au long de la phase d’exécution du projet. La conformité des livrables doit être vérifiée constamment. Des réunions avec les membres de l’équipe permettent de faire le point régulièrement tout au long du processus d’exécution, afin de rectifier certains points, et de s’assurer de toujours garder le bon cap.
La clôture
Lorsque les livrables de projet sont bien finalisés, il est temps de faire un point avec son équipe et de prendre un peu de recul. Évaluer le projet permet de relever les points qui pourraient être améliorés afin de ne plus commettre certaines erreurs et de gagner en efficacité lors de futurs projets. C'est ensuite le moment d’informer toutes les parties prenantes que le projet est arrivé à son aboutissement.
Comment choisir un outil de gestion de projet ?
Pour prendre la bonne décision au moment de choisir un outil de gestion de projet, il faut réfléchir avant tout aux besoins, mais aussi prendre en compte le type, et la taille des projets qui seront entrepris.
Identifier les besoins
Tous les logiciels de gestion de projet proposent les fonctionnalités essentielles, mais certains proposent des fonctions complémentaires qui peuvent être particulièrement intéressantes. Il faut donc bien les étudier afin de choisir la méthode de gestion de projet la plus adaptée (consultez ce comparatif des meilleurs logiciels de gestion de projet). Choisir le logiciel qui offre le plus d’options possible, pour le coût le plus bas possible, n’est pas la meilleure chose à faire. Il est plus judicieux de s’orienter vers des outils de projets qui seront adaptés plus spécifiquement aux besoins. Ne pas s’encombrer d’un logiciel qui propose de nombreuses fonctionnalités inutiles permet de s’assurer d’utiliser un outil plus simple à appréhender pour tous les collaborateurs.
Établir les priorités
Selon l’entreprise, la méthodologie de projet diffère. Pour certaines entreprises, qui ont besoin de faire la gestion de projets de petite taille, utiliser un logiciel de gestion des tâches, qui permet de planifier simplement et efficacement, sera la meilleure solution. Pour des projets collaboratifs qui font intervenir des équipes plus grandes, le logiciel utilisé doit permettre par exemple le partage des documents, et proposer un service de messagerie instantanée. Pour les projets les plus grands qui nécessitent l’intervention de nombreuses personnes, des outils de projet plus avancés sont disponibles. Ils sont conçus pour répondre aux besoins spécifiques d’un métier, et proposent des fonctionnalités sur mesure pour la gestion des ressources, le contrôle qualité, et bien d’autres tâches.
Faire un choix en accord avec son domaine d’activité
Les logiciels trop généralistes sont rarement adaptés aux besoins précis d’une entreprise, et ne peuvent pas répondre à toutes les attentes dans la plupart des cas. Il convient donc autant que possible de choisir une solution bien adaptée au secteur d’activité de l’entreprise.
Une gestion locale ou en ligne
Il existe sur le marché deux grands types d’outils de gestion de projet. Les solutions externalisées, ne nécessitent aucune installation. Elles sont utilisables en ligne depuis n’importe quel appareil connecté à internet. Il est nécessaire de souscrire à un forfait mensuel ou annuel pour les utiliser. Certains logiciels proposent même une version gratuite, moins élaborée. Les logiciels internes sont installés sur les machines de l’entreprise. Toutes les données sont stockées sur place sur les disques durs. Pour les utiliser, il faut acquérir la licence du logiciel, ce qui nécessite un investissement de départ plus important, qui sera amorti au fil du temps. Le choix de ce mode d’hébergement doit être fait selon le fonctionnement de l’entreprise, et selon budget qui peut être alloué.
Vous pouvez retrouver une sélection des meilleurs outils de gestion de projet
La gestion de projet permet d'avoir un meilleur contrôle sur l'ensemble du processus de production, pour optimiser les chances de succès d’une entreprise, surtout en start-up. En facilitant l'organisation, la gestion, et le suivi de toutes les étapes d’un projet, les logiciels de gestion de projet sont des alliés puissants pour assurer la réussite d’une entreprise, et la satisfaction des clients.
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