Pourquoi la signature en ligne va remplacer la signature manuscrite ?

Signature en ligne électronique : le remplaçant valable de la signature manuscrite

La signature électronique ou signature numérique est un marquage effectué sur un document digital permettant d’en authentifier l’auteur et d’en garantir l’intégrité. C’est l’équivalent de la signature manuscrite sur les documents papier.

A l'heure de la transformation digitale qui touche tous les secteurs d’activités et forte de ses nombreux avantages, la signature électronique a vocation à remplacer la signature manuscrite.

Mise en œuvre et fonctions de la signature en ligne

La signature numérique n’est ni une signature électronique manuscrite ni une signature réalisée à la main sur un papier puis numérisée, celles-ci n’étant que des reproductions digitales de la signature manuscrite. Il ne s’agit pas en effet d’une signature écrite visuelle, mais d’un code numérique spécifique à chaque utilisateur et présentant un caractère authentique, infalsifiable et inaltérable.

La loi reconnait à la signature numérique, notamment la signature numérique qualifiée, la même valeur juridique que la signature manuscrite. Elle repose alors sur un certificat qualifié de même que sa création est assurée par un prestataire de services de confiance attesté. C’est le cas de la signature électronique proposée par Universign. Utilisable pour signer les documents PDF, cette signature offre une sécurité renforcée et répond à une utilisation variée.

D’une manière globale, la signature en ligne permet d’identifier formellement le signataire d’un document numérique et de certifier la non-altération du fichier depuis l’apposition de la signature. Il est à noter que la signature numérique est non réutilisable et irrévocable. Elle présente dès lors tous les avantages pour remplacer valablement la signature manuscrite.

Les principaux avantages de la signature électronique

Simplicité de mise en œuvre et sécurisation accrue

Avec la signature en ligne, les personnes physiques et morales peuvent certifier tout type de document, en toute simplicité, à tout moment, et à distance. Ce mécanisme simplifie considérablement certaines tâches et procédures, permettant de gagner du temps et d’économiser les ressources.

La signature manuscrite aurait en effet nécessité la présence physique du ou des signataires ainsi que l’impression de documents.

De plus, les modalités de création et de mise en œuvre de la signature en ligne telles que fixées par la loi garantissent une sécurisation accrue de la signature, et partant des échanges et transactions professionnels. La signature en ligne est en effet moins vulnérable que la signature manuscrite.

Une valeur légale attestée

Tout l’intérêt de la signature numérique réside dans sa valeur juridique. Cette dernière, déjà consacrée par l’article 1367 du Code civil, est renforcée dans sa mise en œuvre par le règlement n°910/2014 du Parlement européen, relatif aux services de confiance et transactions numériques au sein de l’Union européenne.

Ce règlement dit eIDAS (Electronic IDentification and Trust Services), tout en créant le cadre légal de la signature électronique, renforce sa valeur et ses effets juridiques, admis au même titre que ceux de la signature manuscrite. Pour accéder à toute la législation détaillée relative à la signature numérique, cliquez ici.

Un élément accélérateur de la transformation digitale des entreprises

La réponse aux difficultés de gestion des documents physiques

L’authentification des documents numériques est l’un des principaux défis de la dématérialisation des données et de la digitalisation des procédures en cours depuis quelques années. En répondant à cette exigence, la signature en ligne vient définitivement combler les insuffisances liées à la gestion des documents papier :

• Coût élevé d’impression des documents et de gestion des tâches ;
• Perte de temps et de productivité des collaborateurs ;
• Archivage volumineux et impact environnemental négatif ;
• Risque de perte et d’altération des données ;
• Contraintes de présence physique des personnes concernées.

Ainsi, la signature numérique favorise et accélère la transformation digitale qui constitue un enjeu majeur de croissance des entreprises.

Des usages pratiques et variés

La simplicité de mise en œuvre de la signature numérique en fait un outil pratique pour des usages variés dans presque tous les secteurs d’activités : banques, assurances, santé, immobilier, administration, commerce, industrie, etc.

Elle s’applique aussi bien à la validation d’un abonnement qu’à la signature d’un bail numérique, d’un contrat de travail, de vente ou d’abonnement, au paiement d’une facture, à la présentation d’une soumission à un marché public, l’accomplissement d’une déclaration fiscale, etc.

A la faveur de tous ces usages désormais simplifiés par le numérique et confortés par les derniers événements sanitaires, les entreprises abandonneront progressivement le papier et la signature manuscrite au profit de la signature en ligne électronique.