Quelles sont les leviers d’actions qui permettent d’optimiser son BFR et préserver votre trésorerie ? | Les Pépites Tech

Quelles sont les leviers d’actions qui permettent d’optimiser son BFR et préserver votre trésorerie ?

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22/12/2020

En ces temps de crise, la maîtrise et le suivi de votre trésorerie sont incontournables pour assurer la pérennité de votre entreprise et éviter une éventuelle remise en cause de votre activité. Quand on évoque trésorerie, on pense BFR (Besoin en Fond de Roulement). Mais de quoi s’agit-il ? Le BFR désigne le besoin de financement issu du décalage entre les entrées (encaissements) et les sorties d’argent (décaissements). En résumé, maintenir son BFR à un niveau bas est indispensable pour conserver une trésorerie saine. Mais quels sont les solutions qui permettent d’optimiser son BFR et préserver sa trésorerie ?  

 

  1. Qu’est-ce que l’étude de solvabilité et en quoi elle est utile ?
  2. La gestion des approvisionnements et des stocks : Première étape pour un BFR en bonne santé
  3. La gestion du poste clients : nos conseils pour le gérer au mieux 
  4. Quelles sont les solutions à mettre en place si vous avez des factures impayées ?

 

1. Qu’est-ce que l’étude de solvabilité et en quoi cette étude est utile ?

L’étude de la solvabilité de ses fournisseurs ou partenaires commerciaux est la première étape car elle permet de prévenir les impayés et c’est un processus vivement recommandé.  Cette enquête a pour objectif de valider la bonne santé financière de celles et ceux que vous surveillez. L’évolution du risque crédit est un indicateur qui doit être assidûment surveillé car il permet d’estimer la solvabilité de vos principaux fournisseurs, partenaires ou partenaires stratégiques et prospects. 

Les informations publiées chaque année auprès des greffes des tribunaux de commerce ainsi qu’un certain nombre d’autres sources de données comme les publications d’annonces légales permettent d’établir ce qu’il est commun d’appeler aujourd’hui les rapports de solvabilité

LegalCity en collaboration avec CREDIT SAFE, un des leaders mondiaux de l’information financière, a mis en place un service de rapport de solvabilité que l’on peut commander directement sur son site et permettant d’interroger plus de 14 Millions d’Entreprises Françaises.  

Ces rapports peuvent être obtenus à l’unité ou sous forme de packs sur le site de LegalCity à un tarif très compétitif. Une fois ces vérifications faites, vous pouvez signer vos contrats en toute tranquillité, sur l’évolution du score de vos clients et fournisseur ce qui vous garantira un niveau de surveillance et d’information utile dans la prévention des impayés ou des difficultés financières de vos prestataires.  

 

2. La gestion des approvisionnements et des stocks

Pour assurer la pérennité de votre entreprise, il y a un point sur lequel vous devez être vigilant ! C’est la gestion des approvisionnements et des stocks car c’est en fait la première étape d’optimisation de votre BFR.  

Cela se fait en réduisant vos délais de production en vue de limiter le nombre de produits et composants en stock mais pas encore commercialisables. Vous devez donc être en mesure d’assurer la disponibilité des composants de vos produits, accélérer les processus de production pour diminuer les encours et planifier au mieux la production pour gagner en efficacité. Veillez notamment à entretenir de bonnes relations avec vos fournisseurs afin de maîtriser les délais de livraison. 

Les stocks font partie intégrante de la qualité de votre trésorerie.  

Pour optimiser vos stocks, vous pouvez éviter le surstockage car ceci est néfaste pour votre BFR puisque vous immobilisez des capitaux. 

Veillez à favoriser une rotation des stocks plus rapide qui correspond au nombre de fois où vous renouvelez vos stocks pendant une période donnée (CA/Stock moyen). Vous devez aussi vous assurer de réduire le stock dormant en l’analysant afin d’identifier les invendus qui pèsent sur votre trésorerie et vous empêchent de surcroit d’avoir des liquidités nécessaires pour réinvestir dans l’achat de nouveaux produits utiles à vos activités. 

Cependant, il faut rester vigilant car même en prenant ces précautions, vous pouvez toujours être confrontés à des factures impayées qui peuvent réellement impacter la santé de votre entreprise.  

 

3. La gestion du poste clients : nos conseils pour le gérer au mieux 

Aujourd’hui, 1/3 des sociétés créées déposeront le bilan dans les 3 prochaines années. Parmi ces entreprises près d’1/4 fermeront pour avoir mal géré leurs factures impayées ! Vous devez donc vous assurer d’envoyer en temps et en heure les factures et les relances afin de prévenir tout risque de non-paiement.  Voici donc quelques précieux conseils proposés par LegalCity vous permettant de gérer au mieux le cycle de paiement et d'améliorer votre trésorerie grâce à une gestion des relances efficace tout en préservant une bonne relation avec vos clients : 

  • Être attentif et présent pour vos clients :
  • La relance écrite : Ce sera l’étape obligatoire si le client débiteur n’a pas donné suite à vos appels. C’est un courrier factuel qui reprendra les détails des créances impayées afin que le débiteur ait une vision claire des échéances dépassées et échues.

 

Il faut rester courtois, car l’important est de conserver intacte la relation avec vos clients. 

Prévenez, si vos conditions générales le précisent, que vous pourriez être en mesure d’appliquer des pénalités de retard forfaitaire par factures échues comme le précise également la Loi LME dans son article  L 441-6 du Code de Commerce.  

Après ce premier courrier, vous serez en mesure d’envoyer sans réaction de la part de votre débiteur, un courrier d’avertissement en (LRAR) dans lequel vous indiquerez une date de régularisation à respecter. Passé le dernier délai indiqué et accordé, vous indiquez que vous vous déchargerez de cette relance auprès d’un huissier de justice ou d’un Cabinet de recouvrement. Il est important de noter que le recours à un Cabinet est à privilégier car le recours immédiat à l’huissier, bien que se présentant en à juste titre professionnel du recouvrement peut avoir un effet négatif et contreproductif sur vos relations commerciales futures d’autant plus si vous privilégiez une solution amiable ce qui est en l’état conseillé. 

 

  • La lettre de mise en demeure : Il s’agit d’un courrier relevant un certain nombre d’informations et références juridiques tels que :  
    • L’intitulé du courrier LRAR doit être faire apparaître clairement “LETTRE de MISE EN DEMEURE” ; 
    • Une date butoir de paiement ; 
    • Une explication claire de l’objet de la facturation et/ou de la prestation demeurée impayée ; 
    • La date de l’envoi de la LRAR ; 
    • Votre adresse et celle de la personnalité morale de votre débiteur ;  
    • La signature de la personne ayant autorité chez vous à agir ; 
    • La dénomination du Tribunal compétent en cas d’action judiciaire envisagée ; 

 

Nous vous conseillons de ne pas prendre le premier modèle de courrier en ligne pour votre lettre de mise en demeure et de vérifier que celle-ci respecte les textes de Loi en vigueur sous peine d’annulation mais aussi afin de ne pas faciliter une opposition de la part des Conseils (avocats ou juristes) de votre débiteur. 

 

4. Quelles sont les solutions à mettre en place si vous souhaitez prévenir les conséquences des factures impayées sur votre BFR ?

Les outils proposés par les banques et les assureurs :

 

  • L’affacturageconsiste à obtenir un financement anticipé de toute ou partie de votre poste client et de sous-traiter la gestion du recouvrement gestion par un établissement directement lié à votre banque : le Factor 
  • La facilité de caisse est une permission de découvert accordée par la banque. Ce crédit de trésorerie offre la possibilité à l'entreprise de gérer de façon plus souple ses dépenses immédiates et ses gains différés. (Décalage entre ses décaissements et ses encaissements)
  • L’assurance-créditest une protection pour les entreprises quant à la survenance d’un aléa qui est l’impayé. Le principe en est simple, moyennant une commission connue à l’avance, l’assurance prend en charge le risque d’impayé d’une facture en cas de survenance de l’aléa en prenant en charge une partie du paiement de la facture dont la quotité est définie à l’avance. 
  • L’escomptereprésente une avance de trésorerie avant échéance. Le reverse factoring est également une solution de financement. Cependant, au lieu d’être à l’initiative du fournisseur qui souhaite financer ses créances clients, il sera à l’initiative du client qui permet à ses fournisseurs de financer facilement leurs créances avec l’aide d’une société d’affacturage.  

 

Il est à noter que l’affacturage et l’assurance-crédit demeurent des solutions couteuses à l’usage et à la finale, seules les factures de débiteurs bénéficiant d’une bonne cotation ou d’une bonne solvabilité seront prises en compte ce qui ne permettra pas de se prémunir et de traiter les risques d’impayés, les Factors, notamment “définancent” les factures préalablement confiées ce qui oblige l’entreprise à apporter de nouvelles factures et ne permet pas une utilisation à la demande. Une Etude de FORESTER Consulting indique à ce propos que les Entreprises dépensent en moyenne 15% de leur CA pour le recouvrer qu’importe si les factures sont payées ou non à l’échéance ! 

Ces différents outils bancaires ont un même but : prévenir et permettre de limiter le recouvrement des impayés. Cependant, le moyen le plus efficace mais également le plus économique aujourd’hui pour prévenir ses impayés, notamment en ces temps difficiles, reste et demeure le recouvrement de créances préventif en interne et lorsque cela s’avère nécessaire, le recouvrement de créance amiable et judiciaire que LegalCity propose sur une plateforme 100% digitalisée et facile d’accès dans le cloud. 

 

  • Le recouvrement de créance digitalisé 

 

Que vous soyez entrepreneur, fondateur d’une PME ou employé d’un grand groupe, une facture impayée peut nuire voire être fatale à votre activité. Si vous êtes confrontés à une telle situation, il vous faudra trouver une solution pour récupérer la somme due. Dans la plupart des cas, il vous faudra entamer une procédure de recouvrement, qui comprend plusieurs démarches à respecter pour obtenir le règlement de la créance.  

Le recouvrement de créances est une activité réglementée qui consiste à utiliser le dialogue, l’intermédiation pour obtenir d’un débiteur le paiement d’une créance. Il existe différentes procédures de recouvrement : 

 

  • Le recouvrement amiable

 

Le dossier émit et saisi sur le site par le créancier ne passera pas immédiatement au judiciaire. Il passera d'abord par un cabinet de recouvrement spécialisé. L’intérêt est d’éviter le contentieux et de préserver la relation avec votre client.  

Le recouvrement de créances amiable demeure la procédure la plus recommandée car elle met en avant un double avantage : privilégier et préserver vos relations clients et éviter un procès qui engendrerait des frais excessifs et prendrait beaucoup trop de temps pour un résultat aléatoire. Ce service proposé par les Cabinets de recouvrement était dans le passé principalement proposé aux grandes entreprises. Aucune solution adaptée n’était proposée aux TPE.  C’est pour cela que LegalCity, Cabinet de recouvrement en ligne, a décidé de proposer un service de recouvrement de créances 100% digitalisée accessibles aux PME/TPE et indépendants qui pourront bénéficier des mêmes services proposés par les gros acteurs du secteur du recouvrement de créance qui préfèrent traiter des dossiers en quantité et délaissent les TPE/PME et Indépendants. 

 

LegalCity privilégie le recouvrement amiable et accompagne ses clients tout au long des procédures, un suivi personnalisé et dédié est réalisé par des agents spécialisés dans ces domaines. Les clients peuvent avoir accès à leur espace en ligne et se voir proposer des solutions adaptées pour recouvrer leurs impayés et relances clients.  

LegalCity, revendique ne pas être une plateforme de recouvrement impersonnelle qui met en relation avec plusieurs Cabinets de recouvrement dits “traditionnels” qui en cas d’échec se passe de mains en mains les dossiers, rendant compliqué, dans le temps la relation avec les créanciers et les débiteurs. Chez LegalCity la digitalisation des process et la simplicité du suivi des dossiers permettent d’entretenir une relation humaine forte avec les agents et garantie une interaction avec les débiteurs plus efficaces. A ce propos, LegalCity revendique être le seul Cabinet de recouvrement en ligne confiant l’évaluation de son E-réputation à TRUSTPILOT  ce qui lui vaut actuellement la note de 4.8/5 et le qualificatif d’EXCELLENT de la part de ses clients mais également de la part de débiteur qui ont apprécié l’approche humaine et solidaire des agents de recouvrement. 

 

Lorsqu’aucunes solutions amiables sont possibles il faut agir vite ! Ainsi les créances impayées sont transmises à ce que l’on nomme des “Conflict Manager” qui ont pour vocation de trouver une solution juridique aux impayés.  

Cela peut se faire de plusieurs manières différentes mais la première consiste à agir par voie de requête en injonction de payer soit immédiatement à la demande du créancier soit après transformation depuis son espace client du dossier initial. 

L’obtention de l’ordonnance du Tribunal compétent (selon que la créance est commerciale ou judiciaire) se fera par la rédaction et l’envoi d’une requête en injonction de payer. 

Dans certain cas en parallèle ou non, le conflict manager invitera le créancier à agir également en ouvrant un dossier de Médiation sur la plateforme JustiCity ce qui permettra de régler rapidement et confidentiellement tout différends, litiges ou conflits entre les parties en évitant le recours à la Justice. 

LegalCity bénéficie d’un partenariat avec un réseau d’huissier compétent en France et dans les 27 pays de L’UE ce qui permet de bénéficier des services d’une Etude d’huissier dont les actions seront uniquement commandées dans l’intérêt des clients et de la procédure d’exécution évitant tout acte inutile. 

Les procédures judiciaires ainsi que la tarification de la procédure d’injonction de payer sont facilement accessibles sur le site. 

 

Conclusion  

Les entreprises se doivent d’être assidues sur le suivi de leur trésorerie pour assurer la pérennité et la prospérité de leurs activités.  Préserver et optimiser son BFR est indispensable et cela peut se faire à travers l’utilisation de nombreux outils et logiciels en ligne. Il y a un avantage considérable à utiliser ces différents logiciels digitalisés mais il faut faire attention à ne pas s’y perdre et à en optimiser l’utilisation. 

Ainsi, bien choisir son outil comptable ou de facturation, pouvoir obtenir rapidement une balance âgée à jour sont déjà des principes que tout dirigeant doit pouvoir être en mesure de mettre en œuvre. Si l’outil est ensuite capable, par ses fonctionnalités, de donner la possibilité de gérer ses propres relances sur la base d’un prévisionnel de trésorerie, cela lui permettra d’anticiper le traitement préventif de ses factures clients. 

LegalCity a déjà conclu un certain nombre de partenariats avec des Editeurs (SAGE/ZOHO/QUICKBOOKS) qui ont intégré la solution dans leurs écosystèmes d’applications et la mise à disposition de l’API LegalCity permet d’envisager 2021 vers un déploiement et une plus forte intégration de l’application. 

Beaucoup moins cher et plus souple que les solutions de financement du BFR évoqués dans cet article le recouvrement de créance 100% en ligne séduit de plus en plus d’utilisateurs que ce soit dans une utilisation opportune à l’acte ou via un abonnement illimité. La fin d’année est là, et c’est le moment opportun de chercher dans sa balance âgée, avec l’aide de son Directeur Financier ou de son Expert-Comptable de ressortir les factures impayées et de se donner une dernière chance de les recouvrer ce qui aura pour conséquence immédiate d’améliorer votre DSO et votre BFR ! 


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