Tout sur la gestion de contenu d'entreprise

Les Pépites Tech

27/01/2021

De façon brève, la gestion de contenu d'entreprise désigne la collecte et l'organisation automatisées des données d'une structure. En quoi consiste-t-elle réellement et quel est son intérêt pour les entreprises ? Découvrez la réponse dans ce guide.

Qu'est-ce que la gestion de contenu d'entreprise ?

La gestion de contenu d'entreprise (encore appelée ECM : Enterprise Content Management) est une combinaison dynamique de méthodes, d'outils, et de stratégie qui sert à faire circuler efficacement les informations entre les différents services d'une structure. Les données concernées par ce traitement sont : les documents scannés, les images, les courriels, les documents bureautiques. Le processus a pour objectif principal de réduire le désordre et d'améliorer la productivité de l'entreprise ou de l'organisation à travers l'élimination de la paperasse. On retrouve sur le marché actuellement de nombreux fournisseurs de solutions ECM. Certains, à l'instar de sergroup.com, proposent diverses solutions innovantes pour les différents besoins des entreprises : outils de digitalisation des documents papier, plateformes collaboratives pour la transmission d'informations et de tâches, outils d'automatisation… Ces solutions sont pratiques pour tous les secteurs d'activité.

Quelles sont les composantes de l'ECM ?

Un système de gestion de contenu d'entreprise performant regroupe l'ensemble des éléments suivants :

La collecte et le traitement ;
La gestion ;
L'accès ;
L'intégration ;
L'analyse ;
Le stockage.

Une solution ECM doit pouvoir capturer facilement tous les types de fichiers (à partir de n'importe quel emplacement physique) et les classer spontanément dans un seul système. De plus, elle doit garantir une gestion ou un traitement efficace des informations, à travers l'automatisation des processus structurés et le regroupement des informations non structurées.

L'accessibilité qu'elle offre est également un élément très important à prendre en compte. L'interface de votre logiciel doit être personnalisable pour permettre à chaque utilisateur de l'adapter à sa méthode de travail. Elle doit être optimisée pour un usage sur mobile et hors connexion. En plus de cela, le système ECM doit s'intégrer facilement aux systèmes ERP de votre entreprise et à toutes vos applications importantes sans nécessiter une programmation spécifique (qui peut prendre trop de temps).

Enfin, avec votre solution ECM, vous devez être en mesure de suivre l'évolution de toutes les activités en cours sans avoir recours au service informatique. La sauvegarde de vos données doit aussi être facilitée.

Quel est l'intérêt de l'ECM pour les entreprises ?

L'utilisation de l'ECM est avantageuse sur plusieurs plans. Concrètement, elle permet aux entreprises de :

Mettre en conformité leurs documents avec les exigences légales (très important pour la facilitation des audits) ;
Pallier les problèmes de versions différentes de documents ;
Gagner du temps ;
Tracer facilement les informations centralisées ;
Sécuriser certaines données sensibles ;
Réaliser plus vite les processus métiers grâce aux outils d'automatisation ;
Gérer avec efficacité la relation client.

Tous ces avantages ne sont pas sans impact sur les performances de l'entreprise. En effet, selon l'AIIM (Association for Information and Image Management), 46 % des entreprises qui adoptent une solution ECM déclarent un retour sur investissement dans les douze premiers mois. Les deux tiers restants observent des résultats positifs dans les dix-huit premiers mois.

Que retenir ? L'ECM impacte positivement la productivité d'une entreprise. Mais pour en profiter pleinement, il faut opter pour un système performant qui dispose de toutes les fonctionnalités requises.