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Pourquoi les notes de frais sont incontournables en entreprise ?

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01/08/2022

Les notes de frais sont une notion incontournable au sein des entreprises. Elles garantissent un suivi efficace des dépenses faites dans le cadre du fonctionnement, et permettent aussi aux dirigeants, ainsi qu'à leurs employés de se faire rembourser de manière équitable les frais qu'ils ont engagés pour l'accomplissement d'une activité professionnelle. Si vous souhaitez en savoir plus sur ce que sont les no tes de frais et leur importance au sein des entreprises, c'est l'occasion pour vous de lire cet article.

Note de frais : de quoi s'agit-il ?

Les notes de frais sont des formulaires utilisés pour suivre de manière efficace les dépenses effectuées au sein d'une entreprise. Elles sont principalement adressées aux employés qui dans le cadre de leurs activités professionnelles avancent des fonds personnels principalement pour :

 

  • Le déplacement ;
  • La nourriture ;
  • Les fournitures, etc.

 

Chaque formulaire véhicule des informations spécifiques, notamment les détails de l'employé, la date, les détails du vendeur, les types de dépenses effectuées, le montant des dépenses, etc. À cela sont joints les reçus de chacune des dépenses effectuées. Ce formulaire est traité en comptabilité et les dépenses qui sont éligibles au remboursement sont approuvées. Chaque employé peut ensuite être remboursé pour la somme qui correspond.

 

Les frais professionnels pris en compte pour les notes de frais

 

Toutes les dépenses engagées ne rentrent pas forcément dans le cadre des notes de frais. Seules les dépenses effectuées pour accomplir à bien la mission qui vous est assignée au sein de l'entreprise sont prises en compte. Il peut s'agir de :

 

  • Frais d'abonnement (internet, téléphone) ;
  • Frais de bouche principalement la restauration, le repas, etc. ;
  • Frais de mobilité y compris l'essence, les transports en commun, la location de voiture, etc. ;
  • Les frais de logement notamment l'hôtel, les logements de fonctions, etc.

 

D'autres types de dépenses peuvent aussi être rangés dans la catégorie des frais professionnels. Il s'agit surtout des indemnités kilométriques, les frais de documentation ou encore les frais de représentation. Il s'agit de manière générale de toutes ces dépenses que vous effectuez pour l'accomplissement de votre mission auprès de l'entreprise dans des conditions idéales.

 

Importance des notes de frais en entreprise

 

Les notes de frais sont d'une importance indéniable au sein de toutes les entreprises. Elles aident à :

Rembourser les employés de manière adéquate

Les notes de frais servent avant tout à garantir aux employés le remboursement des dépenses qu'ils ont effectuées dans le cadre de la réalisation de leurs missions en entreprise. La déclaration des frais professionnels devient aujourd'hui un processus normalisé des dépenses. Chaque employé prend ainsi conscience de tous ces fonds mis au service de l'entreprise et qui pourraient au final ne pas être remboursés. Grâce aux notes de frais, les salariés peuvent établir en détail toutes les dépenses professionnelles qu'ils ont eu à effectuer. Ceci leur permet d'être remboursés de manière appropriée au moment venu.

Suivre avec efficacité les dépenses au sein de l'entreprise

Les no tes de frais en entreprise aident à suivre efficacement les dépenses globales effectuées. En remplissant ce formulaire, les employés fournissent d'importants renseignements sur les sommes qu'ils utilisent pour les diverses catégories. Vous pourrez donc avoir une idée de ces dépenses qui font grimper les coûts et éventuellement mettre en place des stratégies pour les réduire.

La préparation des budgets

Les rapports de dépenses précis et détaillés fournis par les employés permettent aux chefs d'entreprise de penser à créer un plan financier solide pour sa structure. Ceci leur permet d'émettre une idée sur les besoins allocations financières à allouer à chaque département. Il est aussi plus aisé de vérifier si le budget alloué est respecté au sein d'un département spécifique en vue d'assurer la bonne gestion financière dans votre entreprise. Par ailleurs, les notes de frais aident aussi à garder une trace des dépenses déductibles pour faire les déclarations de revenus à la fin d'année.


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