Quels sont les process RH à verrouiller avant de lever des fonds ? | Les Pépites Tech

Quels sont les process RH à verrouiller avant de lever des fonds ?

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03/02/2025

Selon l’activité et le rythme de développement de votre startup, la levée en seed ou en série A, entraînera souvent une croissance importante de l’équipe. Si l’on estime que l’équipe est le principal asset d’une startup en early stage, qui vous permettra d’atteindre - ou pas - les KPIs fixés par les investisseurs, alors on peut raisonnablement estimer que cette croissance mériterait d’être préparée.
Or, beaucoup de CEOs négligent cette étape-là, ou du moins, ne la priorisent pas suffisamment. Certes, la levée de fonds qui se prépare apporte une charge encore plus importante que d’habitude. Mais au risque de vous effrayer, le tempo ne sera pas vraiment plus calme une fois la levée de fonds finalisée… 
Sachant cela, autant se structurer rapidement pour pouvoir passer cette crise de croissance le plus sereinement possible, et éviter de voir grossir une dette RH (erreurs de recrutement, turnover, manque d’engagement, sous-performance, etc.) qui sera de plus en plus difficile à rattraper.

Assurez-vous que vous êtes alignés entre associés

Il s’agit d’un prérequis indispensable, indépendamment d’une potentielle levée de fonds. L’idée est de prendre un temps d’échange régulier entre associés (2h chaque trimestre par exemple) pour se faire du feedback entre vous sur votre mode de fonctionnement, en tant qu’équipe d’associés. Cet échange doit vous permettre d’enlever tous les irritants dans votre collaboration ou votre communication. Pour rendre cela plus concret et vous aider à mettre en œuvre ce type de points, voici un exemple de template à préparer en amont de vos échanges.

En plus de ces échanges réguliers, il est aussi indispensable de formaliser la mission de l’entreprise, et la vision que vous avez de son développement. Vous en avez déjà probablement parlé entre vous, c’est le moment à ce stade de le verbaliser de manière claire et impactante.

Comment fait-on concrètement ?
Prenez le temps de répondre à ces différentes questions, et synthétisez vos réponses en une phrase, en prenant le soin de peser chaque mot.

●    La mission : Quelle cause plus grande que nous sert-on? Quelle est la raison d’être de notre entreprise ?
Quelques exemples pour illustrer ce point qui peut sembler conceptuel : Tesla « Accélérer la transition mondiale vers un schéma énergétique durable » / Nike « Faire tout notre possible pour développer le potentiel humain » / Ikéa « Créer un meilleur quotidien pour le plus grand nombre »
●    La vision : Comment sert-on cet objectif ? Où en sera l’entreprise dans 20 ou 30 ans ? Quelle est l’ambition à long terme ? (La réponse doit donc intégrer les projets / développements futurs de l’entreprise)
Ici, on peut imaginer des réponses chiffrées : toucher x utilisateurs / devenir leader mondiale de notre domaine, etc.

Pourquoi faire ça ?
Une fois que vous aurez formalisés ces éléments, vous aurez probablement la première chose à dire à vos futurs investisseurs ! Il s’agira également de la première chose à partager à vos futurs collaborateurs, mais aussi d’un mantra qu’il faudra répéter régulièrement afin de motiver les équipes. Pouvoir se rappeler “pourquoi on fait tout ça”, et quel est l’objectif final, est d’autant plus important quand on a sans cesse la tête dans le guidon.

Formalisez votre culture d’entreprise

A cette étape, vous avez sûrement recruté vos premiers collaborateurs. Et comme beaucoup de startups, vous l’avez probablement fait en accordant une grande importance au feeling, ce qui est assez logique et pas complètement idiot. Pour autant, avant de doubler voir tripler l’effectif dans un temps réduit, il est indispensable de formaliser ce qui constitue l’ADN de l’entreprise. Cela vous permettra de faire rentrer vos futurs collaborateurs dans le moule que vous souhaitez créer, plutôt que de diluer ce qui vous caractérise dans ce flot de nouvelles recrues.

Comment fait-on concrètement ?
Prenez le temps de répondre à ces différentes questions, et d’en ressortir les 3 à 5 valeurs qui caractérisent votre entreprise, en tâchant de les expliciter.
●    Quelles sont les valeurs qui sont importantes pour vous dans le travail ? 
●    Quelles sont les compétences que vous valorisez le plus dans le monde professionnel ?
●    Quelles sont les compétences transverses (pas propres à un poste) qui vous semblent indispensables pour travailler chez vous aujourd’hui comme demain ?
●    Quelles sont les valeurs / compétences communes aux collaborateurs que vous aimeriez cloner ?
●    Y a-t-il un point commun entre toutes les personnes avec qui vous n’avez pas accrochées (y compris dans vos précédentes expériences) ?

Pourquoi faire ça ?
Vous pourrez capitaliser sur ce travail, en communiquant vos valeurs dans vos offres d’emploi, en les présentant en entretien, et surtout en évaluant spécifiquement ces compétences, afin de mettre toutes les chances de votre côté pour avoir ce fameux culture-fit. Ces valeurs devront par ailleurs vous servir de boussole pour évaluer vos collaborateurs et les développer. Enfin, elles devront transpirer dans tous les process RH que vous mettrez en place.

Structurez vos processus de recrutement et d’onboarding

Tous les multi-entrepreneurs vous le diront : ce qui impacte le plus la trajectoire d’une startup, c’est la qualité de ses premiers recrutements. Et comme vous allez probablement devoir recruter un certain nombre de personnes en quelques mois, autant investir un peu de temps pour structurer votre processus de recrutement. Notez que l’on parle bien ici d’un investissement, puisqu’en plus de sécuriser vos décisions de recrutement, vous allez aussi gagner en efficacité par la suite.

Comment fait-on concrètement ?
●    Rédigez des scorecards, avant de rédiger des fiches de poste. La définition du besoin est une étape clé : si vous ne rentrez pas la bonne adresse dans le GPS, aucune chance d’arriver à destination. 
●    Revoyez une bonne fois pour toutes votre modèle d’offre d’emploi. C’est la vitrine devant laquelle vont passer tous les meilleurs candidats, alors autant leur donner envie de rentrer. Gardez en tête que pour être efficace, votre annonce doit être à la fois claire (le candidat doit se projeter à 100 % dans le poste), attractive (qu’il ait envie de postuler) mais aussi discriminante (pour éloigner les candidats qui ne colleraient pas).
●    Définissez votre process de recrutement : Qui voit quel candidat ? A quelle étape ? Avec quel objectif ? Quel feedback nous faisons-nous entre chaque étape ? Qu’est-ce que nous demandons aux candidats en marge des entretiens (mail de synthèse, cas pratique, références, etc.) ?
●    Formalisez un guide d’entretien. Pour chacune des compétences clés, notez une question qui vous aidera à comprendre comment fonctionne le candidat. En utilisant la même trame d’entretien, vous apportez plus d’objectivité à votre évaluation, et pourrez plus facilement comparer les réponses apportées par les candidats.

Une fois que vous avez trouvé votre pépite, il s’agirait de ne pas la faire fuir dès les premiers jours, voire même de lui offrir un onboarding impactant pour qu’elle puisse rapidement vous apporter toute sa valeur. Un collaborateur qui ne poursuit pas dans l’entreprise après sa période d’essai, n’est pas forcément une erreur de recrutement, il s’agit parfois d’un mauvais accompagnement de l’entreprise sur les premières semaines. 

Comment fait-on concrètement ?
Prenez le temps de construire une checklist que vous enrichirez au fur et à mesure, avec le feedback de chaque nouvel arrivant. Cela vous évitera de réinventer la roue à chaque fois, et de de proposer des expériences hétérogènes d’un collaborateur à l’autre. Gardez en tête qu’il y a 4 enjeux clés dans le process d’onboarding :
●    Traitez rapidement les formalités administratives, et commandez tout le matériel dont il aura besoin. A défaut de créer un effet waouh, cela évitera les cailloux dans la chaussure.
●    Prévoyez une montée en compétences progressive. En partant de ses KPIs, balisez les différentes informations qu’il aura besoin d’avoir et les compétences qu’il aura besoin de développer à son poste.
●    Instaurez rapidement des temps de feedbacks réguliers. Que ce soit à la fin du premier jour, de la première semaine, du premier mois, de la période d’essai, etc. 
●    Soignez l’expérience collaborateur. Que ce soit à travers des temps d’équipe (type petit-déjeuner d’accueil) ou des attentions (welcome pack), montrez à votre nouvelle recrue qu’elle était attendue avec impatience.

Comme pour tous les process RH, vous devez veiller à créer une expérience qui vous ressemble et qui diffuse vos valeurs. Pour autant il y a un certain nombre de figures imposées dans un process d’onboarding. Vous trouverez une liste de ces bonnes pratiques dans cet article.

Commencez à créer vos rituels managériaux

En passant par exemple de 5 à 15 personnes en quelques mois, beaucoup de choses changent : vous allez probablement ajouter une strate managériale, l’information ne se partage plus aussi naturellement de manière informelle, etc. Un certain nombre de choses demandent à être plus cadrées, ce qui passe beaucoup par le management. Pour répondre aux enjeux de demain, vous avez intérêt à anticiper cela rapidement, ne serait-ce que pour habituer les premiers collaborateurs, avec qui les relations vont nécessairement évoluer.

Voici les quelques points à avoir en tête au moment de faire évoluer vos rituels managériaux :
●    Distinguer les 1:1 opérationnels (quotidiens ou hebdomadaires), des points de coaching (tous les 3 à 6 mois). Ces derniers vous permettront de lever le nez des tâches quotidiennes, et d’évoquer les réussites, les difficultés, la manière dont chacun se projette, etc.
●    Fini le temps où tout le monde était dans le même bureau, et où toutes les informations étaient partagées en temps réel : il va falloir penser à organiser des réunions d’équipes pour descendre un certain nombre d’informations, transmettre la vision, éviter les silos, etc.
●    Développez le plus rapidement possible une culture du feedback. Habituez rapidement vos équipes à en recevoir (pour comprendre ce qui fonctionne bien, ce qui doit être corrigé, les compétences à développer) et à en donner (pour faire remonter leurs idées et leur niveau de motivation). 
●    Prévoyez de rapidement former vos futurs managers. Dans beaucoup de startups, les premiers collaborateurs (souvent juniors), sont promus managers. Or manager est un métier à part entière qui s’apprend. En plus de leur baliser le chemin avec ces rituels managériaux, il faut également imaginer comment les faire monter en compétences dans leur rôle de manager. N’oubliez pas que vos premiers managers sont ceux qui vous permettront de garder le lien avec les équipes.

En termes de management, il y aura beaucoup d’étages à ajouter à la fusée au fur et à mesure du développement de l’entreprise, alors autant poser rapidement des fondations les plus solides possibles.

La PCRH : un dispositif pour vous aider à structurer tous ces process RH

Vu comme ça, il y a donc pas mal de travail en amont, si l’on veut donner toutes les chances à sa startup de capitaliser sur cette levée de fonds. Dans un contexte où les associés sont sur tous les fronts, et où la trésorerie est encore souvent fragile, l’État a mis en place un dispositif qui permet de faire intervenir un expert RH sur ces sujets, avec une prise en charge pouvant aller jusqu’à 100 %.
Il s’agit du dispositif PCRH (Prestation de Conseil en Ressources Humaines) qui est géré par les OPCO. Sont éligibles toutes les entreprises de moins de 50 collaborateurs, sans autre condition. Un bon moyen de s’emparer de ces sujets sans avoir à y investir trop de temps ou d’argent. Plus d’informations sur ce dispositif.
 


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